Задачи и функции архива

Задачи

Оказание государственных услуг, выполнение работ по обеспечению сохранности, учету, комплектованию и использованию архивных документов в целях обеспечения реализации полномочий органов государственной власти Ростовской области, предусмотренных в пп. 3 п. 2 ст. 26 Федерального закона от 06.10.1999 № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительских) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» в сфере архивного дела.

Функции

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

-       Осуществляет хранение и государственный учет документов по личному составу, хранящихся в ГКУ РО «АДЛС».

-       Проводит комплекс мероприятий по созданию нормативных условий и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов.

-       Представляет в орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя, сведения для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

-       Осуществляет комплектование ГКУ РО «АДЛС» созданными на территории Ростовской области документами архивного фонда Российской Федерации и документами по личному составу реорганизуемых и ликвидированных организаций.

-       В установленном порядке разрабатывает, ведет списки учреждений, организаций и предприятий (далее - организации), документы которых подлежат передаче на хранение в ГКУ РО «АДЛС», организует отбор и осуществляет прием документов на хранение. - Проводит экспертизу научной и практической ценности документов, хранящихся и поступающих в ГКУ РО «АДЛС».

-       Осуществляет в пределах своих полномочий организационно-методическую помощь в работе ведомственным и междуведомственным архивам государственных и муниципальных организаций-источников комплектования.

-       Осуществляет информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления. Предоставляет информацию о составе и содержании документов ГКУ РО «АДЛС».

-       Осуществляет использование и публикацию документов ГКУ РО «АДЛС».

-       Обеспечивает потребности граждан, общества и государства в ретроспективной документной информации профиля ГКУ РО «АДЛС».

-       Исполняет в установленном порядке запросы российских и зарубежных юридических и физических лиц по документам ГКУ РО «АДЛС», выдаёт им архивные справки, заверенные копии и выписки из документов.

-       Изготавливает копии документов по запросам пользователей; обеспечивает доступ к архивным справочникам и информационным базам данных ГКУ РО «АДЛС», предназначенным для пользователей; выдаёт архивные документы во временное пользование юридическим лицам.

-       Осуществляет научное описание поступивших на хранение в ГКУ РО «АДЛС» документов, создаёт с учётом потребностей пользователей автоматизированные информационно-поисковые системы, базы и банки данных, архивные и библиографические справочники о составе и содержании документов и печатных изданий ГКУ РО «АДЛС», принимает участие в создании межархивных, межотраслевых и международных справочников и информационных систем.

-       Организует документальные выставки, принимает участие в выставках и иных мероприятиях, проводимых другими организациями; проводит экскурсии по ГКУ РО «АДЛС»; информирует о документах ГКУ РО «АДЛС» через средства массовой информации и иными способами.

-       Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных организаций подготовку документальных публикаций, справочно- информационных изданий и научно-популярной литературы по документам ГКУ РО «АДЛС».

-       Осуществляет разработку научных тем, нормативных и методических документов (в том числе отраслевого значения) по актуальным проблемам архивоведения, документоведения, археографии в качестве головной организации или соисполнителя в соответствии с утверждёнными планами научно-исследовательских работ отрасли и ГКУ РО «АДЛС», взаимодействуя в этой области с федеральными архивами, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и другими научными учреждениями, а также с архивными учреждениями, расположенными на территории Южного федерального округа; принимает участие в работе Научно-методического совета архивных учреждений Южного федерального округа.

-       Оказывает научно-методическую и практическую помощь в работе с документами ГКУ РО «АДЛС» архивным учреждениям области, государственным и иным организациям и учреждениям, другим заинтересованным юридическим и физическим лицам.

-       Ведет учет негосударственных организаций и граждан - собственников документов профиля ГКУ РО «АДЛС»; принимает в установленном порядке меры к пополнению фондов ГКУ РО «АДЛС» документами, находящимися в собственности негосударственных организаций, общественных объединений и граждан, – на основе соглашений (договоров) с ними.

-       Обеспечивает соблюдение правил пожарной безопасности и режима охраны ГКУ РО «АДЛС».

-       Разрабатывает планы мероприятий по обеспечению жизнедеятельности ГКУ РО «АДЛС» и защите работников, членов их семей и документов Архивного фонда Российской Федерации при возникновении чрезвычайных ситуаций и в военное время.

-       Своевременно рассматривает поступающие от организаций и граждан предложения, заявления и жалобы по работе ГКУ РО «АДЛС», принимает по ним решения, устраняет недостатки.

Руководство

  • Самойлов Геннадий Григорьевич

    директор ГКУ РО "АДЛС"

  • Кайдериди Ольга Геннадьевна

    главный хранитель фондов ГКУ РО "АДЛС"

Структура архива

Документы архива

Историческая справка

Государственное казённое учреждение Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» (ГКУ РО «АДЛС») образован в соответствии с постановлением Правительства Ростовской области от 13.11.2012 № 990.

Целью создания и предметом деятельности архивного учреждения являются – выполнение работ по обеспечению сохранности, учёту, комплектованию и использованию архивных документов, оказание государственных услуг социально-правового характера.

ГКУ РО «АДЛС» осуществляет хранение архивных фондов, переданных областным Ростовским межведомственным архивом, а так же документов, поступающих от ликвидированных трестов, управлений и организаций города Ростова-на-Дону и Ростовской области .

На 01.01.2019 года в архиве хранятся документы по личному составу 825 ликвидированных организаций за 1928-2018 годы- 67883 ед.хранения.

Работниками рассматриваются социально-правовые и тематические запросы физических и юридических лиц, количеством более 6000 в год, в большинстве с положительным результатом.

Архивом внедрён интернет-сайт (gkuro-adls.ru), на котором размещена разносторонняя информация о работе учреждения, необходимая для исполнения запросов и обращений заявителей и пользователей. «Карта сайта» показывает статистику просмотров, посещений и визитов по различным показателям в разных временных рамках.

Развивается материально-техническая база архива, увеличивается протяжённость стеллажного оборудования. В феврале 2019 года освоено новое архивохранилище площадью 500 кв.м, в котором установлено стеллажное оборудование протяженностью 2497 п.м. В первом полугодии т.г. будет дополнительно установлено 2170 п.м. двухъярусного стеллажного оборудования. За счёт улучшения технических средств усилена безопасность работ архивистов.

Всё это позволяет нам не только повышать эффективность деятельности, но и популяризировать отрасль среди молодёжи и студентов.

344006, г. Ростов-на-Дону, пр. Ворошиловский, 6а

администрация: (863) 266-59-57

архивисты: (863) 240-50-39

email: gku.adls@yandex.ru

Дни приёма граждан:

Понедельник с 9.00 до 12.00

Вторник с 14.00 до 17.00

Четверг с 9.00 до 12.00