Начав свою историю из глубины веков первые архивные документы были зафиксированы в церквях и монастырях, за сохранность которых отвечал человек - ларник. Ларник - от слова ларь-это большие деревянные ящики или сундуки, в которых хранились все церковно-приходские рукописные документы. Человек этот был должностным лицом, обладающий правом удостоверять правдивость этих документов. Первая систематизация документов - перечневая опись датирована 1288 годом, которая в дальнейшем вошла в Ипатьевскую летопись и считается первым научно-справочным аппаратом.
Основы организации системы архивного дела- дело рук Великого Петра Первого, издавшего «Генеральный регламент или Устав» - первый в России документ, благодаря которому начато было собирание в государственных хранилищах великого культурного наследия России. Архивы были призваны обеспечивать вечное хранение и использование документов, тем самым способствуя формированию гражданского общества и правового государства, путем сохранения документальной и историко-культурного наследия России.
До 1918 года в России не существовало централизованного хранения архивных документов. На Дону же были только ведомственные архивы - архив Войсковой канцелярии, Донской духовной консистории, судебных органов и других ведомств. В связи с затянувшейся гражданской войной архивные учреждения на Донской земле стали создаваться с 1920 года. Одной из первых была Архивная комиссия, состоявшая при Донском отделе народного образования, а затем – Донское областное архивное управление. 5 августа 1920 г. Донской исполнительный комитет принял решение об организации в Ростове-на-Дону предшественника Государственного архива Ростовской области - Центрального исторического архива (Истарха), а несколько позже – Архива Октябрьской революции (АОР). В течение августа месяца архив обслуживался сотрудниками научно-издательского отделения Донского областного архивного управления. Штат архива был утвержден Донисполкомом 24 августа 1920 г. Первое помещение, отведенное под архивохранилище, было тесным и запущенным. Сотрудникам научно-издательского отделения пришлось своими силами приводить его в порядок.
Для облегчения учета документальных материалов Центральный исторический архив Донской области был разделен на секции: экономическую, юридическую, внутреннего управления и соцобеспечения, историко-революционную, административную и военно-морскую, затем добавилась секция народного образования, печати, культуры и сбыта.
В связи с общей реорганизацией архивных учреждений Донское областное архивное управление в марте 1922 г. было преобразовано в Донской областной отдел Центрархива РСФСР, который разбивался на секретариат, инструкторскую часть и архивохранилища (Ростовское и Новочеркасское).
Опыт работы 1920-1925 годов показал, что наличие большого количества документов, распыленных по секциям, затрудняет работу по концентрации, обработке и использованию архивных документов. Необходимо было более четко, исторически правильно разделит ь архивные фонды Единого государственного архивного фонда. 3 февраля 1925 г. коллегия Центрархива РСФСР утвердила "Положение об организации ЕГАФ РСФСР", по которому все архивные документы были разделены по времени возникновения на две части: на документы дореволюционного периода (Исторические архивы) и документы послереволюционного периода (архивы Октябрьской революции).
Массовые проверки и обследования в 1920-х годах выявили, что многие архивы Ростова были разграблены, уничтожены или вывезены белогвардейцами за пределы страны.
Колоссальный труд был проделан архивистами по сохранению документов во время Великой отечественной войны 1941-1945 гг. Сорок вагонов с архивными документами прошли тысячи километров по железной дороге и были размещены штабелями в летних помещениях сада им. Куйбышева в г. Омске. Работники архива (6 человек) ворошили дела, проводили экспертизу их ценности. К концу 1945г. фонды госархива Ростовской области почти без потерь были возвращены назад – документы снова заняли свое место в хранилищах.
Война нанесла огромный ущерб государственному архивному фонду. Документы большинства архивов учреждений, организаций и предприятий г. Ростова-на-Дону и области за 1930-1943 гг., не успевшие поступить на государственное хранение, погибли. По подсчетам специальной комиссии ущерб, нанесенный немецко-фашистскими захватчиками районным и городским архивам, архивам учреждений, организаций и предприятий, составил 3,5 млн. дел.
В послевоенный период архивная работа возвращается в свое русло. Проводится ряд мероприятий по оптимизации сети и структур всех архивный учреждений области. Приоритет в архивной работе переносится на плановое комплектование документами учреждений и организаций области с применением научных принципов и критериев экспертизы ценности документов .Совершенствуется научно-справочный аппарат и методические разработки, обеспечивающие работы по комплектованию и использованию архивных документов.
В процессе реорганизации областных органов государственной власти неоднократно происходили изменения и в статусе органа управления архивным делом Ростовской области, направленные на достижение еще больших результатов в сфере архивного дела. В последние годы происходит динамичное развитие архивной отрасли. Создаются наиболее усовершенствованные условия для вечного хранения документального наследия нашей малой Родины. Сегодня архивы полностью перешли на компьютеризацию архивного дела. Растет объем оцифрованных дел, расширен доступ к архивным информационным ресурсам, внедряются передовые компьютерные технологии по всем направлениям архивного дела.
Сегодня архивы Ростовской области – это хранилища документального богатства, которые по крупицам собирают и бережно хранят архивные документы, благодаря которым нынешнее и будущие поколения будут изучать историю Донского края по достоверным источникам. Популяризация и использование архивных документов проходит через тематические выставки ко всем знаменательным датам, публикации статей и подборок документов в средствах массовых информаций, проведение экскурсий, лекций и школьных уроков, издания сборников исторических документов, хранящихся в Государственном архиве Ростовской области, Центре документации новейшей истории Ростовской области.
И за всем этим стоят - архивисты - любители своего дела и истории нашего Донского края .Весь их труд нацелен на процветание Ростовской области. Этой задаче посвящена вся деятельность архивных сотрудников. Большая часть сотрудников донских архивов отмечены правительственными наградами: медалями, почетными званиями, памятными и юбилейными знаками, Почетными грамотами и Благодарственными письмами. Архивист –это не профессия, это –призвание и их гражданский долг, который заключается в сохранении архивов как национальной ценности и памяти народной.