Архивная служба Новошахтинска была образована в предвоенные годы. Однако в период фашистской оккупации с 1942 по 1943 год многие документы, создававшиеся в учреждениях, на предприятиях и в организациях г. Новошахтинска с середины 30-х годов оказались утраченными. Поэтому точную дату создания городского архива установить не удалось.

В 1956 году архивной службе города были выделены архивохранилища и начался планомерный прием документов организаций и предприятий города на государственное хранение. Документы в архивохранилища привозились в неупорядоченном, не разобранном состоянии. В этот период сотрудники архива провели огромную работу по приведению в порядок документов.

Архивистами была проведена научно-техническая обработка документов; стал создаваться научно-справочный аппарат к фондам в тех формах, которые существуют и сейчас (описи, списки фондов и т.п.)

В наши дни интерес к истории, прошлому родного города, к документальным источникам неизмеримо возрос.

Еще в прошлом столетии русский историк М.П.Погодин замечал: «Хранилища письменных исторических памятников составляют необходимую потребность у всякого более или менее образованного народа. Они увековечивают самое дорогое для него – свидетельства о его исторической жизни и служат достоверным источником».

На сегодняшний день объем архивного фонда архивного отдела города Новошахтинска состоит из 23798 единиц хранения управленческой документации и 19665 единиц хранения документов по личному составу. Хронологические рамки хранящихся в архиве документов: 1943-2010 г.г. Сконцентрированные в архивохранилищах города документы не лежат мертвым грузом на стеллажах.

Большая работа архивистами города ведется по удовлетворению социально-правовых и имущественных интересов граждан и организаций. Документальная база городского архива постоянно используется журналистами, при подготовке очерков и статей, студентами, для написания рефератов и курсовых работ, учителями, для проведения открытых уроков и классных часов.

В настоящее время стало большой проблемой для граждан поиск документов, подтверждающих трудовой стаж для назначения пенсии. За последнее время одни предприятия ликвидированы, другие поменяли форму собственности или перешли в руки новых владельцев.

Хотелось бы дать несколько советов, как же поступать людям, которым необходимо восстановить те или иные документы. Начиная поиск документов, следует в первую очередь обратиться именно на то предприятие, где работал гражданин, или к его правопреемнику, независимо, сколько лет прошло со времени окончания трудовой деятельности в этой организации. Если же предприятие прекратило свое существование, то следует вспомнить о вышестоящей организации. Во многих организациях есть свои архивы (отдел образования, здравоохранения, культуры и т.д.). Перед тем, как направить запрос в то, или иное архивное учреждение, разумно предварительно уточнить по телефону имеются ли на хранении в данном архиве интересующие документы.

В течение 2011 года основными направлениями деятельности архивного отдела Администрации города являлись: осуществление обеспечения сохранности, учета и комплектования архивными документами отдела, исполнение тематических и социально-правовых запросов учреждений, предприятий и частных лиц, связанных с обеспечением законных прав и интересов, оказание научно-методической и практической помощи в работе с документами организациям, учреждениям и предприятиям, а также архивам организации – источников комплектования.

В течение 2023 года важными направлениями работы архивного отдела являются: ведение учетной документации, обеспечение физической сохранности документов, комплектования архивными документами отдела, подготовка и выдача выписок и копий постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу, архивных справок о заработной плате и о подтверждении трудового стажа.

На 01.10.2023 года объем архивного фонда архивного отдела города Новошахтинска состоит из 44458 дел, из них управленческой документации составляет 28022 дела, документов по личному составу 16436 дел, всего 139 фондов архивных документов.