Донские архивисты завершили переход на версию 5.0 отраслевого программного комплекса «Архивный фонд» (ПК «АФ»). ПК «АФ» 5.0 вобрал в себя опыт предыдущих версий. В отличие от четвертой версии в базе данных хранятся только ссылки на оцифрованные документы, сами документы хранятся вне базы в файловой системе веб-сервера ПК «АФ». Это позволяет существенно уменьшить объем базы данных и использовать некоммерческие бесплатные версии СУБД. Кроме того, 5-тая версия АФ дает возможность вносить в онлайн режиме сведения о приеме архивных документов в течение всего года, а не по итогам один раз в год. Еще одним преимуществом является используемая в версии 5.0 трехзвенная архитектура. Это означает, что на рабочем месте архивиста не нужно устанавливать клиентское программное обеспечение, так как комплекс работает через Интернет-браузер. Соответственно клиентские рабочие места могут функционировать на отечественных операционных системах.
Также устранен ряд ошибок и недоработок, имеющихся в ПК «Архивный фонд» 4-ой версии.
Работа по переходу на современную версию базы данных автоматизированного учета документов Архивного фонда РФ была организована комитетом по управлению архивным делом Ростовской области в феврале 2019 года.
Внедрение версии 5.0 включало несколько этапов:
- составление рабочей инструкции по вводу сведений – март-май 2019 г.;
- проведение 25 июня 2019 года обучающего семинара в режиме видеоконференцсвязи с сотрудниками муниципальных архивов области по организации работы в ПК «Архивный фонд»;
- работа в демо-версии базы данных и предоставление в комитет вопросов и замечаний – июнь-сентябрь 2019г.;
- анализ представленных замечаний и вопросов – сентябрь-октябрь 2019 г.;
- проведение 17 октября 2019 года семинара в реальном времени и разбор практических вопросов по работе с базой;
- внесение всех данных до 1 декабря 2019 года.
В результате проведенной работы все внесенные данные в 5-тую версию ПК «Архивный фонд» доступны в онлайн режиме для проверки, дальнейшей обработки и отправки в Росархив для включения в федеральную базу «Центральный фондовый каталог».