10 марта работники архивов отмечают свой профессиональный праздник. На плечах этих специалистов во все времена лежала важная задача – обеспечение сохранности документов, представляющих культурную и историческую ценность, их систематизация и учёт.
Свою историю муниципальный архив администрации Шолоховского района ведёт с 1960 года. Основная его функция – приём, учёт и сохранность документов, поступающих от учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования архива. А их у нас 207. Приём ведётся в течение года согласно графику, утверждённому распоряжением главы администрации района. Учреждения передают по описи документы, которые будут храниться в архиве вечно. Сегодня в архиве 42 391 единиц хранения.
Коллективом архива постоянно проводится работа по выявлению исторических документов, фотографий, которые используются при подготовке выставок, встреч, посвящённых знаменательным датам. Нередко в муниципальный архив обращаются студенты, школьники, преподаватели учебных заведений и все, кому небезразлична история района. Специалисты проводят консультации, семинары для тех, кто занимается ведением архивов на предприятиях и в организациях.
К сожалению, большинство архивных документов, рассказывающих об истории района 1930- 1943 гг., были утрачены в период Великой Отечественной войны. Но в муниципальном архиве есть документы (подлинники) редакции газеты «Большевистский Дон», «Донской Коммунар» за 1942-1946 гг., редакции газеты «Тихий Дон», письма бойцов красноармейцев с фронта в Базковский районный совет народных депутатов 1943 г., письма бойцов и командиров Советской армии с фронта в Еланский сельский совет Вёшенского района 1944-1945 гг., протоколы заседаний исполкома Базковского райсовета депутатов трудящихся, решения заседаний исполкома Вёшенского райсовета, распоряжения и постановления главы района. Особое место отведено документам периода Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. В нашем архиве можно найти ответы на многие вопросы по земельным участкам, выделенным под строительство жилых домов, о строительстве зданий и объектов, об образовании и ликвидации организаций района. Около 20 тысяч архивных дел содержат информацию, обеспечивающую социальные права жителей района.
Несомненным является то, что основной движущей силой развития архивного дела являются люди, непосредственно вложившие и вкладывающие в это свои силы, душу и знания. Благодаря труду многих поколений архивистов, тому, что они с неутомимой энергией и настойчивостью собирали документы учреждений, сохранён для нас и наших потомков содержащийся в фондах архива исторический материал.
Первым заведующим архивом был Илья Иванович Шнырёв, он работал с 1960 г. Затем в 1986 г. его сменила Анна Николаевна Атанова. 3 ноября 1971 года в районе был создан межведомственный объединённый архив документов по личному составу. Им руководили с 1972 г. Григорий Артёмович Кожевников, а с 1993 г. – Владимир Иванович Губанов.
На основании постановления главы администрации Шолоховского района от 29 октября 2018 года МКУ «Архив документов по личному составу Шолоховского района» был ликвидирован и вошёл в состав архивного сектора администрации района, которому с 1.01.2019 г. переданы государственные полномочия по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов на территории Шолоховского района.
Архивный сектор решает проблемы сотен граждан, исполняя запросы социально-правового характера, помогает организациям и учреждениям в организации делопроизводства. Самая трудоёмкая работа архива – исполнение социально-правовых запросов, объём которых ежегодно растёт. Так, за прошедший год в архив поступило 1350 запросов граждан. Есть запросы не только от жителей нашего района, но и из соседних районов, регионов, зарубежья.
У нас можно получить:
– справки о подтверждении стажа работы при утере трудовых книжек по книгам заработной платы;
– справки о заработной плате за 5, 10, 15 лет для назначения, перерасчёта, выплаты трудовых пенсий;
– справки об отработанных трудоднях колхозников;
– справки по подтверждению записей, уточнению несовпадающих записей ФИО в паспорте и трудовых книжках для ПФР и судебных органов;
– справки о недооформленных приказах, не проставленных датах в трудовых книгах, выписки из приказов и др.;
– справки о переименовании, реорганизации учреждений и организаций, хуторов, о номерных знаках в населённых пунктах;
– справки, копии документов, подтверждающие право собственности граждан на имущество, землю.
За год архивисты выдают свыше 700 копий правоустанавливающих документов. На некоторые запросы мы вынуждены давать отрицательный ответ, так как документы в архив не поступали. Осложняет работу и то, что заявители (при утере трудовой книжки) для восстановления трудового стажа сообщают примерную дату приёма и увольнения. Приходится поднимать документы чуть ли не за весь период трудовой деятельности. Или же зачастую люди не могут вспомнить дату постановлений на выделение земельного участка под индивидуальное строительство. Приходится смотреть документы за несколько лет. Бывает, чтобы исполнить какой-то запрос, нам приходится перелистать свыше 40-50 дел за период 10-15 лет. За год архивисты просматривают в среднем 5-6 тыс. дел. Все запросы мы стараемся исполнять качественно и в установленные правилами сроки.
Одним из сложных направлений в работе любого архива является комплектование. Сегодня трудность заключается не только и не столько в том, что организации несвоевременно готовят и передают на хранение свои документы. Сохранность документов зависит от того, в каком состоянии они поступают в архив от фондообразующих организаций. Не во всех коллективах уделяют должное внимание качеству создаваемых документов, которые в дальнейшем поступят на архивное хранение. Безусловно, решению данной проблемы способствуют ежегодные семинары с руководителями и ответственными за делопроизводство и архив организаций, проводятся консультации, оказывается не только методическая, а в отдельных случаях и практическая помощь.
Ещё одна проблема, с которой приходится сталкиваться архивистам – это приём документов по личному составу от ликвидированных организаций, по которым в будущем люди смогут получить справки, необходимые для назначения пенсий, пособий и льгот. Норма статьи 129 (п.3) Федерального закона от 26.10.2002 г. 3127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» предписывают конкурсному управляющему передавать на хранение в архивы документы должника, подлежащие обязательному хранению. Но некоторые недобросовестные управляющие не делают этого, документы ликвидирующейся организации теряются, портятся и в итоге в архив сдаётся неполный комплект документов. Бывает и такое, что в архив обращаются граждане за получением справки, а документов организации нигде нет. Мы сами вынуждены проводить целое расследование по поиску необходимых документов и помогать гражданам в исполнении их запросов.
Сегодня хранят историю района Елена Геннадиевна Бесхлебнова и Антон Владимирович Чукарин. Их главные задачи – отвечать на социально-правовые запросы граждан, готовить справки об их стаже работы, заработной плате для начисления пенсии, постоянное и депозитарное хранение документов, оказание помощи архивным службам организаций и предприятий, выполнение запросов граждан и организаций, консультирование исследователей в читальном зале, подготовка выставок. За год читальный зал архива обычно обслуживает около 70 историков, краеведов, просто заинтересованных жителей района. Так что желающие могут, например, изучить здесь свою родословную по сохранившимся похозяйственным книгам и по личным карточкам работников.
Архивы играют большую роль в жизни каждого района. Они сохраняют историю жизни и деятельности его жителей для потомков. Сегодня появилась интересная форма комплектования архива – создание архивного фонда личного происхождения, состоящего из документов, которые накопились на протяжении жизни отдельного гражданина, семьи, рода. В связи с этим обращаюсь ко всем жителям Шолоховского района с предложением передать на муниципальное хранение личные документы руководителей, ветеранов, сотрудников ваших организаций. Если у вас остались сохранившиеся фотографии, которые отражают наиболее важные события, мероприятия, письма, документы, подтверждающие факты боевых действий, служебно-трудовую, общественную деятельность, исторические события, происходившие на территории Шолоховского района, воспоминания о событиях прошлого, общественных мероприятиях, посвящённых значимым датам, бытовых (повседневных) эпизодах жизни граждан района и т.д. Мы примем их на постоянное или временное хранение. На каждого человека индивидуально будет создан новый фонд научно-справочного аппарата, присвоен личный номер. Каждый человек может принять участие в пополнении архива.
М.Благородова,
зав. сектором –
зав. муниципальным
архивом администрации района.