Задачи и функции архива
Задачи
Оказание государственных услуг, выполнение работ по обеспечению сохранности, учету, комплектованию и использованию архивных документов в целях обеспечения реализации полномочий органов государственной власти Ростовской области, предусмотренных в пп. 3 п. 2 ст. 26 Федерального закона от 06.10.1999 № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительских) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» в сфере архивного дела.
Функции
Архив в соответствии с возложенными на него задачами:
- Осуществляет хранение и государственный учет документов по личному составу, хранящихся в ГКУ РО «АДЛС».
- Проводит комплекс мероприятий по созданию нормативных условий и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов.
- Представляет в орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя, сведения для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
- Осуществляет комплектование ГКУ РО «АДЛС» созданными на территории Ростовской области документами архивного фонда Российской Федерации и документами по личному составу реорганизуемых и ликвидированных организаций.
- В установленном порядке разрабатывает, ведет списки учреждений, организаций и предприятий (далее - организации), документы которых подлежат передаче на хранение в ГКУ РО «АДЛС», организует отбор и осуществляет прием документов на хранение. - Проводит экспертизу научной и практической ценности документов, хранящихся и поступающих в ГКУ РО «АДЛС».
- Осуществляет в пределах своих полномочий организационно-методическую помощь в работе ведомственным и междуведомственным архивам государственных и муниципальных организаций-источников комплектования.
- Осуществляет информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления. Предоставляет информацию о составе и содержании документов ГКУ РО «АДЛС».
- Осуществляет использование и публикацию документов ГКУ РО «АДЛС».
- Обеспечивает потребности граждан, общества и государства в ретроспективной документной информации профиля ГКУ РО «АДЛС».
- Исполняет в установленном порядке запросы российских и зарубежных юридических и физических лиц по документам ГКУ РО «АДЛС», выдаёт им архивные справки, заверенные копии и выписки из документов.
- Изготавливает копии документов по запросам пользователей; обеспечивает доступ к архивным справочникам и информационным базам данных ГКУ РО «АДЛС», предназначенным для пользователей; выдаёт архивные документы во временное пользование юридическим лицам.
- Осуществляет научное описание поступивших на хранение в ГКУ РО «АДЛС» документов, создаёт с учётом потребностей пользователей автоматизированные информационно-поисковые системы, базы и банки данных, архивные и библиографические справочники о составе и содержании документов и печатных изданий ГКУ РО «АДЛС», принимает участие в создании межархивных, межотраслевых и международных справочников и информационных систем.
- Организует документальные выставки, принимает участие в выставках и иных мероприятиях, проводимых другими организациями; проводит экскурсии по ГКУ РО «АДЛС»; информирует о документах ГКУ РО «АДЛС» через средства массовой информации и иными способами.
- Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных организаций подготовку документальных публикаций, справочно- информационных изданий и научно-популярной литературы по документам ГКУ РО «АДЛС».
- Осуществляет разработку научных тем, нормативных и методических документов (в том числе отраслевого значения) по актуальным проблемам архивоведения, документоведения, археографии в качестве головной организации или соисполнителя в соответствии с утверждёнными планами научно-исследовательских работ отрасли и ГКУ РО «АДЛС», взаимодействуя в этой области с федеральными архивами, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и другими научными учреждениями, а также с архивными учреждениями, расположенными на территории Южного федерального округа; принимает участие в работе Научно-методического совета архивных учреждений Южного федерального округа.
- Оказывает научно-методическую и практическую помощь в работе с документами ГКУ РО «АДЛС» архивным учреждениям области, государственным и иным организациям и учреждениям, другим заинтересованным юридическим и физическим лицам.
- Ведет учет негосударственных организаций и граждан - собственников документов профиля ГКУ РО «АДЛС»; принимает в установленном порядке меры к пополнению фондов ГКУ РО «АДЛС» документами, находящимися в собственности негосударственных организаций, общественных объединений и граждан, – на основе соглашений (договоров) с ними.
- Обеспечивает соблюдение правил пожарной безопасности и режима охраны ГКУ РО «АДЛС».
- Разрабатывает планы мероприятий по обеспечению жизнедеятельности ГКУ РО «АДЛС» и защите работников, членов их семей и документов Архивного фонда Российской Федерации при возникновении чрезвычайных ситуаций и в военное время.
- Своевременно рассматривает поступающие от организаций и граждан предложения, заявления и жалобы по работе ГКУ РО «АДЛС», принимает по ним решения, устраняет недостатки.
.jpg)
.jpg)
